Política de Privacidade

Versão 1.0 · vigente a partir de 11 de outubro de 2026

Esta Política explica quais dados pessoais o Acolhe trata, para quê, com qual base legal, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como você exerce seus direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018).

O Acolhe é oferecido por JOYCE SILVA DEVELOPMENT LTDA, CNPJ 55.796.616/0001-02, Rua Bom Pastor, 529, sala 03, Ipiranga, São Paulo/SP, CEP 04203-050. Encarregado(a) pelo tratamento de dados pessoais: Joyce Silva, pelo e-mail [email protected].

1. Quem decide sobre cada dado

• Dados da conta e da assinatura (de psicólogos(as), clínicas e pacientes): o Acolhe é o controlador.
• Dados dos(as) pacientes registrados no atendimento (cadastro do(a) paciente, prontuário, Registro Documental, agenda, atividades, check-ins e documentos emitidos): o(a) psicólogo(a) ou a clínica que atende é a controladora, e o Acolhe é o operador. Tratamos esses dados só para prestar o serviço e conforme as instruções da controladora; não os usamos para fins próprios, não os vendemos e não os usamos para publicidade.

Se você é paciente e quer saber o que o(a) seu(sua) psicólogo(a) registra ou pedir correção, fale primeiro com ele(a). Também pode nos escrever; encaminhamos o pedido à controladora.

2. Dados que tratamos

Conta (todas as pessoas): e-mail, senha (guardada apenas como hash bcrypt), papel na conta, data do último acesso e confirmação do e-mail.

Psicólogo(a): nome completo, nome social (opcional), número e região do CRP, abordagem (opcional), CPF (opcional, cifrado), telefone (opcional, cifrado) e duração padrão da sessão.

Clínica: nome da organização e os vínculos de cada membro (papéis, início e fim).

Paciente: nome, e-mail, telefone (opcional, gravado cifrado; telefones cadastrados antes da cifragem são convertidos por uma rotina de manutenção), data de nascimento (opcional) e situação do cadastro.

Atendimento (dados de saúde, sob controle do(a) psicólogo(a) ou da clínica):

• agenda: datas, duração, modalidade e confirmação de presença;
• prontuário por sessão e seu histórico de versões;
• Registro Documental: anotações privadas do(a) psicólogo(a), cifradas, que só o(a) autora(autor) lê;
• atividades enviadas, respostas, anexos e comentários;
• check-ins diários do(a) paciente: humor, nota opcional, horários e qualidade do sono e sentimentos marcados;
• documentos emitidos em PDF (por exemplo, declarações e recibos), com os dados preenchidos pelo(a) psicólogo(a). Quando o recibo leva o CPF de quem paga, esse CPF fica no banco só até o PDF ser gerado e, depois, existe apenas dentro do PDF, guardado em armazenamento privado.

Aceites e consentimentos: documento e versão aceitos, data e endereço IP e, no caso de pacientes, o navegador usado; também a data, o IP e o navegador de cada revogação.

Segurança e uso: registro de sessões ativas (navegador e IP reduzido, em que os últimos dígitos são descartados), registros de auditoria de ações sensíveis (quem fez, o quê, quando, IP e navegador) e notificações internas, que guardam só o tipo de evento e referências, sem conteúdo clínico.

Assinatura: identificadores do cliente e da assinatura na Stripe, plano, ciclo, situação, fim do teste e número de assentos. Os dados do cartão ficam na Stripe; o Acolhe só mostra bandeira, final e validade lidos dela na hora.

Integração com o Google Calendar (opcional, só para psicólogos(as) que a ativam): o endereço da conta Google conectada e uma autorização de acesso à agenda, guardada cifrada. Para a agenda Google da própria pessoa vão só o horário de cada sessão, o nome do(a) paciente e um link para a sessão no Acolhe, em eventos marcados como privados. Nenhum conteúdo clínico vai para o Google, o(a) paciente não é adicionado(a) como convidado(a), e o Acolhe não lê os outros eventos da agenda. Desconectar em Ajustes apaga a autorização e a revoga no Google; os eventos já criados ficam na agenda da pessoa.

Navegação no site público (só com seu consentimento): quando você aceita os cookies de medição, o Google Analytics registra as páginas públicas visitadas (página inicial, cadastro, recuperação de senha, termos e esta política), de onde você veio (por exemplo, uma busca ou um anúncio), tipo de dispositivo e navegador, região aproximada e identificadores dos cookies do Google. Isso nunca acontece dentro do app, no portal do(a) paciente nem em links de convite, de confirmação de e-mail ou de recuperação de senha.

3. Para que usamos e com qual base legal

• Criar e manter sua conta, autenticar o acesso e prestar o serviço contratado — execução de contrato (art. 7º, V).
• Cobrar a assinatura — execução de contrato (art. 7º, V) e, na guarda dos registros de pagamento, cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II).
• Registrar aceites, consentimentos e revogações, e manter registros de acesso — cumprimento de obrigação legal e exercício regular de direitos (art. 7º, II e VI), incluindo o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
• Segurança: detectar abuso, proteger contas e investigar incidentes — legítimo interesse (art. 7º, IX), sempre limitado ao necessário.
• Enviar e-mails do serviço (confirmação de e-mail, recuperação de senha, convites, avisos de exportação e de saída de clínica) — execução de contrato. E-mails de notificação são opcionais e não trazem conteúdo clínico nem nome de paciente.
• Dados de saúde dos(as) pacientes — tratados pelo(a) psicólogo(a) para a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissional de saúde (art. 11, II, "f"), para cumprir a obrigação de manter registro documental (art. 11, II, "a", e Resolução CFP nº 01/2009) e com o consentimento específico que o(a) paciente dá no convite (art. 11, I). O Acolhe trata esses dados como operador.
• Estatística agregada (opcional, só com consentimento do(a) paciente) — métricas de uso sem identificação, nunca cruzadas com dados clínicos.
• Sincronizar as sessões com o Google Calendar (opcional) — execução de contrato, a pedido do(a) psicólogo(a) que conecta a conta (art. 7º, V).
• Medir as visitas ao site público e a efetividade de anúncios — consentimento (art. 7º, I), dado no aviso de cookies e revogável a qualquer momento em "Preferências de cookies", no rodapé da página inicial.

4. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados. Compartilhamos apenas com quem precisa deles para o serviço funcionar:

• Oracle Cloud — servidor da aplicação e banco de dados, na região de São Paulo (Brasil);
• Cloudflare — hospedagem do site;
• Cloudflare (R2) — armazenamento privado dos arquivos (PDFs emitidos, anexos e exportações);
• Brevo — envio dos e-mails transacionais;
• Stripe — processamento dos pagamentos da assinatura;
• Google Fonts — o site carrega as fontes do Google, que recebe o endereço IP e o navegador de quem acessa;
• Google (Google Calendar) — recebe horário e nome do(a) paciente das sessões, só de quem conecta a própria agenda;
• Google (Google Analytics e Google Tag Manager) — medição do site público e de anúncios, só com o seu consentimento. Os dados de medição ficam guardados no Google Analytics por até 14 meses.

Na clínica, as pessoas veem só o que o papel delas permite: a administração da clínica não lê prontuário nem Registro Documental, e o Registro Documental só é lido por quem o escreveu.

Também podemos fornecer dados quando houver ordem judicial ou obrigação legal, limitados ao que for exigido.

Transferência internacional: alguns desses fornecedores podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos a transferência segue o art. 33 da LGPD, com base nas garantias contratuais oferecidas por eles.

5. Por quanto tempo guardamos

• Prontuário e demais registros do atendimento: pelo prazo mínimo de 5 anos exigido pela Resolução CFP nº 01/2009, contado conforme a resolução, mesmo depois do fim do acompanhamento ou da assinatura. A revogação do consentimento pelo(a) paciente interrompe novos registros pelo app, mas não apaga o que já foi registrado.
• Registro Documental ao sair de uma clínica: o(a) autora(autor) tem 30 dias para exportar; depois disso o conteúdo fica selado.
• Consentimentos e registros de auditoria: enquanto a conta existir e pelo tempo necessário para comprovar o aceite e cumprir obrigações legais.
• Sessões de acesso: os registros de sessões vencidas de uma conta são apagados quando ela entra de novo.
• Links enviados por e-mail: confirmação de e-mail vale 24 horas, recuperação de senha 1 hora e convite 7 dias.
• Links de download (documentos emitidos e exportações): valem 24 horas. Os arquivos de exportação são apagados 48 horas depois de prontos.
• Cópias de segurança do banco: uma cópia diária, guardada por 7 dias e apagada automaticamente depois.
• Dados de cobrança: pelo prazo exigido pela legislação fiscal.

Quando você exclui a conta (veja a seção 8), apagamos ou anonimizamos os dados que não precisam ser guardados pelos prazos acima, e guardamos o restante só pelo tempo e para os fins que a lei exige (LGPD, art. 16, I):

• Excluído ou anonimizado na hora: senha, e-mail (substituído por um endereço anônimo, o que libera o e-mail para um cadastro novo), sessões abertas, preferências e notificações internas, telefone, e o CPF do(a) psicólogo(a).
• Guardado e lacrado por 5 anos a partir do último registro de cada prontuário, e apagado automaticamente depois: sessões, prontuário com o histórico de versões, Registro Documental e documentos emitidos (declarações e recibos, inclusive os PDFs) do(a) psicólogo(a) que excluiu a conta, junto com o nome e o CRP dele(a) como autor(a). O nome e o CRP só deixam de constar quando não resta mais nenhum registro e já se passaram 5 anos da exclusão. Nesse período ninguém os lê pelo Acolhe, exceto o(a) paciente, que continua lendo o próprio prontuário.
• Guardado com o(a) psicólogo(a) quando quem exclui a conta é o(a) paciente: o cadastro (sem e-mail, telefone nem acesso) e o prontuário, que pertencem ao atendimento e seguem o prazo da Resolução CFP nº 01/2009. O cadastro fica marcado como "conta excluída pelo(a) paciente".
• Guardado pelo prazo legal: registros de aceite e de revogação dos consentimentos, registros de auditoria (sem conteúdo clínico) e dados de cobrança.

6. Como protegemos

• conexão sempre cifrada (HTTPS/TLS);
• Registro Documental, CPF do(a) psicólogo(a) e telefones cifrados com AES-256-GCM no banco de dados;
• senhas guardadas só como hash (bcrypt);
• isolamento por organização no banco de dados (row-level security): uma clínica ou consultório não acessa dados de outro;
• controle de acesso por papel e registro de auditoria das ações sensíveis;
• links de convite, de confirmação de e-mail e de recuperação de senha que expiram; o banco guarda só o hash do código do link;
• links de download temporários (24 horas), assinados e gerados a cada pedido; os arquivos não ficam públicos.

Nenhum sistema é totalmente imune a falhas. Se houver um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, avisamos as pessoas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como determina a LGPD.

7. Cookies e armazenamento no navegador

Cookies necessários, sempre ativos:

• acolhe_session — mantém você conectado(a). É inacessível ao JavaScript da página (httpOnly) e expira em 7 dias;
• acolhe_sidebar_recolhido — lembra se o menu lateral fica recolhido. Expira em 1 ano.

O navegador também guarda a sua resposta ao aviso de cookies (acolhe-cookie-consent-v1, no armazenamento local), para não perguntar de novo.

Cookies de medição, só nas páginas públicas e só se você aceitar no aviso:

• _ga e _ga_4JKGHV1ZXE — do Google Analytics, distinguem visitantes e visitas. Expiram em até 2 anos.

Se você recusar, o Google Tag Manager carrega com a medição desligada e nenhum desses cookies é gravado. Você pode mudar a escolha em "Preferências de cookies", no rodapé da página inicial. Dentro do app logado e do portal do(a) paciente não há cookies nem ferramentas de medição.

8. Seus direitos

Pela LGPD (art. 18) você pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre com quem compartilhamos, informação sobre a possibilidade de não consentir e revogação do consentimento.

No próprio Acolhe:

• Pacientes, em Ajustes: editar nome e telefone, ver e revogar cada consentimento, encerrar sessões em outros dispositivos e pedir uma cópia dos seus dados (um pedido por dia). A cópia é preparada em segundo plano, o que pode levar até 24 horas, e o link para baixar chega por e-mail. O arquivo (JSON e PDF) reúne cadastro, conta, consentimentos, vínculos, convites, agenda, sessões, prontuário, atividades com comentários compartilhados e check-ins;
• Psicólogos(as), em Ajustes: editar o perfil, trocar a senha e encerrar sessões; e, na ficha de cada paciente, pedir a exportação dos dados dele(a), entregue da mesma forma.

Excluir a conta também é feito no próprio Acolhe, com a senha atual e uma confirmação digitada: o(a) paciente em Ajustes, o(a) psicólogo(a) em Ajustes › Segurança. Antes de excluir, o(a) psicólogo(a) pode pedir a exportação completa dos prontuários dos seus pacientes e do seu Registro Documental, entregue por link no e-mail. A seção 5 diz o que sai na hora e o que fica guardado, por quanto tempo e por quê.

Para os demais pedidos, escreva para [email protected]. Respondemos em até 15 dias. Pedidos sobre dados do atendimento são encaminhados ao(à) psicólogo(a) ou à clínica controladora. Você também pode reclamar à ANPD.

9. Mudanças nesta Política

Cada versão tem número e data. Quando houver mudança relevante, avisamos por e-mail ou no Acolhe antes de ela valer e pedimos novo aceite quando a lei exigir.

10. Contato

[email protected]